كيف تختصر طول رسائلك الإلكترونية إلى النصف؟ - ترجمــة: حبيب عبــود - habib Aboud

عندما يتعلق الأمر بالرسائل الإلكترونية المهنية، أميل لأكون كثير الكلام. أخشى الظهور كشخص مباشر جداً أو كشخص بارد، وهناك شيء في الكلمات الزائدة اللطيفة يجعلني أبدو ودوداً ودافئاً.

لكن إليك المشكلة: بالنهاية، فإنني أضيع وقتي، وكذلك وقت الشخص الذي يقرأ رسالتي. لا يريد أحد إهدار طاقته العقلية الثمينة في قراءة التفاهات بتمعن للوصول إلى وجهة نظرك. لذا، إذا كانت لديك نقطة ضعف تجاه الكلام المهذب غير الهام مثلي، كيف يمكنك اختصار رسائلك إلى الأشياء المهمة حقاً؟

*ها هي أربع نصائح قابلة للتنفيذ قد ساعدتني:

1) احذف كلمات وعبارات الحشو: هناك فرصة كبيرة أنك تضع كلمات وعبارات الحشو في رسائلك الإلكترونية.

ألا تصدق ذلك؟ اكتب رسالة إلكترونية إلى أحد الزملاء في العمل وانتبه إلى عدد المرات التي كتبت فيها كلمات كـــ (إني أعتقد)، بينما يساعد ذلك على تلطيف ما تقول، إنه ليس ضرورياً حقاً، فمن المفترض أن هذا ما تعتقده بما أنك الشخص الذي يكتب الرسالة. تبقى القاعدة صحيحة لكلمات مثل (فقط). نضع جميعنا هذه الكلمة هنا وهناك. ولكن، في أغلب الحالات، من الممكن إزالتها نهائياً.

توجد قاعدة أخيرة من موجهي الصحافي السابق تلازمني دائماً عندما يتعلق الأمر بتصفية أي زيادات قد تكون خفية: انظر إلى حيث وضعت الفواصل. في العديد من المرات، تكون صفاتاً يمكن لك حذفها. كما تعلم، أشياء كـ (لا حاجة للقول)، (على أية حال)، (فعلاً) أو حتى (كما تعلم) تلك التي استعملها في بداية هذه الجملة بالذات.

2) استعمل النقاط الرئيسية (التعداد): تضمين المحتوى الضروري هو شيء، ولكن، وبالأخص في الرسائل الإلكترونية، من المغري أن تتحمس وتملأ رسالتك بكل أنواع التفاصيل غير المرتبطة بها، فلهذا السبب يمكن أن يكون استعمال النقاط الرئيسية أمر ذو فائدة كبيرة، فهو يجبرك أن تكون موجِزاً ومباشراً في كتابتك.

قم بتحدي نفسك للتعرف على المقاطع التي من الأفضل تحويلها إلى قائمة قصيرة إن وجدت. في الوقت الذي لا تريد فيه لرسالتك الإلكترونية أن تبدو كقائمة غير منتهية من النقاط الرئيسية، فتجزئة المقاطع الكبيرة من الممكن أن تساعدك في جعل ما تكتب أقصر (وأكثر تنظيماَ).

3) قم بإحالة الأشخاص إلى المستندات المتعلقة: قد تكون المعلومات التي تحاول إضافتها إلى رسالتك مسجلة في مكانٍ ما مسبقاً من حين لآخر، سواء كان ذلك في مستند أو في عرض توضيحي أو في موقع إلكتروني أو شيء آخر تماماً. لا يوجد مبرر لك لإعادة صياغتها وتقديمها. لذا، إذا كنت تستطيع إيجاد مصدر إضافي يذكر كل المعلومات الواجبة معرفتها، قم بتحويل المتلقي إليه، بدلاً من محاولة تلخيص ذلك له.

4) قم بتخطي الكلام في الأمور الصغيرة (الكلام التافه): إن كنت تشبهني، فقد نظرت إلى هذه النصيحة وتساءلت: (أتمزح معي؟ إذا تخطيت تلك المقدمات سأصبح الشخص الأكثر فظاطة في المكتب). أفهم منطلقك، فإن طرح سؤال ودي في مقدمة كل رسالة يبدو شيئاً مهذباً. ولكن، في أغلب الأحيان، لا يجاوب المتلقي على ذلك على أية حال.

لا تتردد في إبقاء جملة سريعة ومُرضِيَة كـ (آمل أن حالك جيدة)، واحذف أي زيادة على ذلك.

**تطبيق هذه النصائح

أتريد إثباتاً أن هذه النصائح تعمل حقاً؟ انظر إلى الأمثلة في الأسفل لترى كيف أن للرسالة الإلكترونية الثانية الجوهر ذاته كما الأولى ولكن بكلمات أقل بكثير منها.

الرسالة الأولى:

مرحباً سوزان

آمل أن حالك جيدة! كيف كانت عطلتك الأخيرة؟ استناداً إلى الصور التي شاركتِها، تبدو بوستن كمدينة مذهلة، سأود زيارتها!

على أية حال، أردت فقط إعادة التواصل حول العرض التوضيحي الذي سنقدمه أمام المجلس. في حال كنتِ لا تذكرين، نحتاج إلى الحديث حول أرقام مبيعات هذا الربع من السنة بالإضافة إلى ما لدينا من خطط كبيرة في الأعمال التي تمضي قدماً.

سيكون هناك اثني عشر عضواً في الحضور، وتوجد كذلك فقرة أسئلة وأجوبة في النهاية، لذا يجب علينا أن نكون جاهزين للإجابة على أي سؤال قد يطرحه المجلس! لدي مخاوف حول العرض التوضيحي للأسف، أردت أن أتكلم معكِ عنها.

أولاً: انخفضت أرقام مبيعات هذا الربع عن مثيلتها في العام الماضي، وأتوق لسماع أفكارك حول كيفية تقديم ذلك بطريقة لا تبدو سلبية بشكل مبالغ فيه.

ثانياً: أعتقد أن العرض التوضيحي قد يكون أقوى إذا ما قمنا بعكس الترتيب عما هو عليه الآن.

إني فضولي لمعرفة ماذا تعتقدين حول ذلك يا سوزان أعتقد أننا نتقدم بشكل رائع حتى الآن.

شكراً.

كات

الرسالة الثانية:

مرحباً سوزان

آمل أن حالك جيدة!

إنني أعيد التواصل حول العرض التوضيحي القادم الذي سنقدمه أمام المجلس. قد مضت فترة منذ أن تواصلنا حول هذا، لذا، يمكنكِ إيجاد تفاصيل العرض في المستند الملحق.

لدي مخاوف أردت معرفة رأيك حولها: انخفضت أرقام مبيعات هذا الربع.

كيف يمكننا تقديم ذلك بطريقة لا تبدو سلبية جداً؟

من الممكن أن يكون العرض أقوى في حال عكسنا الترتيب. ماذا تعتقدين؟

إننا نحرز تقدماً رائعاً حتى الآن!

شكراً،

كات

تتألف الرسالة الإلكترونية الأولى من 160 كلمة، أما الثانية فموجزة ومبسطة من 73 كلمة. بما معناه أن الأولى كانت أطول من الثانية بضعفين تقريباً.

سيكون تطبيق هذه الخطوات أسهل على بعض الرسائل من بعضها الآخر، لذا تنبّه. فلن تكون قادراً على اختصار كل رسالة ستكتبها إلى النصف، ولكن لا تدع ذلك يحبطك، بدلاً من ذلك، تذكر أن ما يهم فعلاً هو محاولتك أن تكون فعالاً عند قيامك بالتواصل المكتوب. فطالما استمريت بأن تكون واعياً حيال هذا الأمر، فرسائلك الإلكترونية ستتحسن بالتأكيد.

مراجعــة و تدقيق: محمــد شمـــا - Mohammad Shamma 

تصميم الصورة: ميلاد محمد - Milad M Muhamad